KSeF - Krajowy System e-Faktur, zarządzany przez Krajową Administrację Skarbową, służący do wystawiania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Można z niego korzystać poprzez bezpłatne narzędzia online udostępniane przez Ministerstwo Finansów (np. Aplikacja Podatnika KSeF) lub program księgowy (API/ERP) zintegrowany z KSeF. Głównymi celami wprowadzenia systemu są: pełna cyfryzacja obiegu faktur B2B oraz uszczelnienie systemu VAT.

Faktura ustrukturyzowana ma postać pliku XML zgodnie z wzorem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Taka e-Faktura nie wymaga wysyłki e-mailem, ponieważ kontrahent może pobrać ją z systemu, jest też automatycznie archiwizowana przez 10 lat w bazie Ministerstwa Finansów, nie wymaga zatem duplikatu. Ministerstwo udostępnia możliwość wizualizacji faktury ustrukturyzowanej w PDF.

Co się zmieni?

• brak not korygujących (zamiast tego korekta faktury),
• brak duplikatów (faktura dostępna w KSeF).

Obowiązek korzystania z KSeF w relacjach B2B ma charakter powszechny. Kluczowe terminy w zakresie wystawiania faktur w KSeF są następujące:

od 1 lutego 2026 r. – duże firmy, których obrót ze sprzedaży w 2024 roku przekroczył kwotę 200 mln zł,
od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałe podmioty (w tym sektor MŚP i mikroprzedsiębiorcy),
od 1 stycznia 2027 r. – firmy „wykluczone cyfrowo” o niskiej skali działalności (pojedyncze faktury do 450 zł, miesięczna sprzedaż do 10 tys zł).

Niezależnie od powyższych terminów należy być gotowym na odbiór e-Faktur od swoich kontrahentów w krajowym systemie od 1 lutego 2026 r.

Klienci BPS Leasing w dalszym ciągu będą mogli otrzymywać automatyczne powiadomienie e-mail / sms o każdej wystawionej przez nas fakturze (jeżeli wyrazili taką zgodę).

BPS Leasing udostępnia na Portalu Klienta zarówno format XML faktury KSeF jak i swoją wizualizację w PDF, w dotychczasowym układzie. Wizualizacje posiadają dodatkowo kod QR, ułatwiający identyfikację faktury w systemie KSeF. 

W przypadku czasowej niedostępności KSeF lub trybu offline24, faktura może zostać udostępniona na Portalu Klienta w formie XML wraz z wizualizacją PDF zawierającą dwa kody QR — taki dokument pozostaje ważny do momentu przesłania go do KSeF. 

Pozostałe dokumenty rozliczeniowe nieobjęte KSeF jak np. noty obciążeniowe, uznaniowe czy odsetkowe nadal będą udostępniane elektronicznie (XML/PDF) na Portalu Klienta i wywołują skutki prawne zgodnie z Umową Leasingu / Pożyczki oraz powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

Klienci, którzy nie korzystają z Portalu Klienta będą mogli w dalszym ciągu otrzymywać pocztą papierowe dokumenty rozliczeniowe, w tym wydruki naszych wizualizacji faktur KSeF wg dotychczasowego układu treści, wraz wymaganym kodem QR. 

Niezależnie jednak od publikacji faktury na Portalu Klienta lub doręczenia wydruku jej wizualizacji pocztą, datę otrzymania faktury wystawionej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) określają przepisy.

W przypadkach, gdy faktury będą wystawiane na rzecz podmiotów zagranicznych oraz innych nabywców niezobowiązanych do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), w szczególności osób fizycznych, BPS Leasing będzie udostępniał nabywcy fakturę wystawioną w KSeF w sposób uzgodniony z nabywcą.

Faktoranci podlegajacy w danym czasie obowiązkowi KSeF wystawiają faktury i korekty w formie ustrukturyzowanej:

• w swoim systemie informatycznym zintegrowanym z KSeF, lub
• bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0

Wystawianie faktur bądź korekt i przekazywanie ich Faktorowi w ramach umowy faktoringu klasycznego wiąże się z uwzględnieniem następujących zasad:

• w zależności od wykorzystywanego narzędzia, oznaczanie Faktora odpowiednio w pliku xml jako <Podmiot3> w roli 1 (Faktor) a w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. jako Podmiot inny w roli „Faktor”,
• umieszczanie w treści faktury informacji o cesji wierzytelności  (<DodatkowyOpis> / <Stopka>),
• umieszczanie w treści faktury wyłącznie numeru rachunku bankowego Faktora,
• przekazywanie Faktorowi wizualizacji pdf i numeru KSeF faktury w ramach procesu zgłaszania faktur (lub informacji o niepodleganiu pod obowiązek KSeF w danym czasie).

W przypadku umowy faktoringu odwrotnego niezbędne jest przekazywanie numeru KSeF faktury od dostawcy objętego obowiązkiem KSeF (wraz z wizualizacją pdf).

W celu usprawnienia księgowania i zapłaty za faktury wystawiane na BPS Leasing w ramach KSeF przez naszych Kontrahentów, uprzejmie prosimy o podawanie dokładnej nazwy towaru/usługi. Dodatkowo wykorzystując sekcje Warunki transakcji (Umowa, Zamówienie) lub Pozostałe informacje (Stopka faktury) prosimy o podawanie numeru Umowy Leasingu, zaś w przypadku pojazdów również numer VIN. 

W przypadku wystawiania faktury w KSeF, która ma być finansowana pożyczką, Nabywcą powinien być Klient (Pożyczkobiorca), natomiast BPS Leasing (Pożyczkodawca) powinien zostać wskazany jako Podmiot inny, w roli Dokonujący płatności. W Warunkach transakcji lub Pozostałych informacjach należy podawać numer Umowy Pożyczki oraz VIN, jeśli dotyczy pojazdu.

• Brak konieczności drukowania i wysyłania faktur papierowych, ani nawet e-mailem w pdf.
• W przypadku integracji systemu księgowego z KSeF możliwy szybki import danych z faktur XML.
• Faktury w KSeF będą przechowywane przez 10 lat, co pozwoli wyeliminować ryzyko zniszczenia czy zgubienia faktury.
• Doręczenie faktury w momencie nadania numeru KSeF (choć KSeF nie powiadamia odbiorcy faktury o fakcie jej wystawienia przez wystawcę).
• Zwrot VAT szybszy o 20 dni.
• Uproszczenie procesu kontroli podatkowych.
• Wszystkie faktury dostępne w jednym miejscu.
• Ograniczenie ryzyka błędów przy wystawianiu faktur (jednolita struktura).