KSeF - Krajowy System e-Faktur, zarządzany przez Krajową Administrację Skarbową, służący do wystawiania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Można z niego korzystać poprzez bezpłatne narzędzia online udostępniane przez Ministerstwo Finansów (np. Aplikacja Podatnika KSeF) lub program księgowy (API/ERP) zintegrowany z KSeF. Głównymi celami wprowadzenia systemu są: pełna cyfryzacja obiegu faktur B2B oraz uszczelnienie systemu VAT.

Faktura ustrukturyzowana ma postać pliku XML zgodnie z wzorem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Taka e-Faktura nie wymaga wysyłki e-mailem, ponieważ kontrahent może pobrać ją z systemu, jest też automatycznie archiwizowana przez 10 lat w bazie Ministerstwa Finansów, nie wymaga zatem duplikatu. Ministerstwo udostępnia możliwość wizualizacji faktury ustrukturyzowanej w PDF.

Co się zmieni?

• brak not korygujących (zamiast tego korekta faktury),
• brak duplikatów (faktura dostępna w KSeF).

Obowiązek korzystania z KSeF w relacjach B2B ma charakter powszechny. Kluczowe terminy w zakresie wystawiania faktur w KSeF są następujące:

od 1 lutego 2026 r. – duże firmy, których obrót ze sprzedaży w 2024 roku przekroczył kwotę 200 mln zł,
od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałe podmioty (w tym sektor MŚP i mikroprzedsiębiorcy),
od 1 stycznia 2027 r. – firmy „wykluczone cyfrowo” o niskiej skali działalności (pojedyncze faktury do 450 zł, miesięczna sprzedaż do 10 tys zł).

Niezależnie od powyższych terminów należy być gotowym na odbiór e-Faktur od swoich kontrahentów w krajowym systemie od 1 lutego 2026 r.

Klienci BPS Leasing w dalszym ciągu będą mogli otrzymywać automatyczne powiadomienie e-mail / sms o każdej wystawionej przez nas fakturze (jeżeli wyrazili taką zgodę).

BPS Leasing udostępnia na Portalu Klienta zarówno format XML faktury KSeF jak i swoją wizualizację w PDF, w dotychczasowym układzie. Wizualizacje posiadają dodatkowo kod QR, ułatwiający identyfikację faktury w systemie KSeF. 

W przypadku czasowej niedostępności KSeF lub trybu offline24, faktura może zostać udostępniona na Portalu Klienta w formie XML wraz z wizualizacją PDF zawierającą dwa kody QR — taki dokument pozostaje ważny do momentu przesłania go do KSeF. 

Pozostałe dokumenty rozliczeniowe nieobjęte KSeF jak np. noty obciążeniowe, uznaniowe czy odsetkowe nadal będą udostępniane elektronicznie (XML/PDF) na Portalu Klienta i wywołują skutki prawne zgodnie z Umową Leasingu / Pożyczki oraz powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

Klienci, którzy nie korzystają z Portalu Klienta będą mogli w dalszym ciągu otrzymywać pocztą papierowe dokumenty rozliczeniowe, w tym wydruki naszych wizualizacji faktur KSeF wg dotychczasowego układu treści, wraz z wymaganym kodem QR. 

Niezależnie jednak od publikacji faktury na Portalu Klienta lub doręczenia wydruku jej wizualizacji pocztą, datę otrzymania faktury wystawionej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) określają przepisy.

W przypadkach, gdy faktury będą wystawiane na rzecz podmiotów zagranicznych oraz innych nabywców niezobowiązanych do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), w szczególności osób fizycznych, BPS Leasing będzie udostępniał nabywcy fakturę wystawioną w KSeF w sposób uzgodniony z nabywcą.

Faktoranci podlegajacy w danym czasie obowiązkowi KSeF wystawiają faktury i korekty w formie ustrukturyzowanej:

• w swoim systemie informatycznym zintegrowanym z KSeF, lub
• bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0

Wystawianie faktur bądź korekt i przekazywanie ich Faktorowi w ramach umowy faktoringu klasycznego wiąże się z uwzględnieniem następujących zasad:

• w zależności od wykorzystywanego narzędzia, oznaczanie Faktora odpowiednio w pliku xml jako <Podmiot3> w roli 1 (Faktor) a w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. jako Podmiot inny w roli „Faktor”,
• umieszczanie w treści faktury informacji o cesji wierzytelności  (<DodatkowyOpis> / <Stopka>),
• umieszczanie w treści faktury wyłącznie numeru rachunku bankowego Faktora,
• przekazywanie Faktorowi wizualizacji pdf i numeru KSeF faktury w ramach procesu zgłaszania faktur (lub informacji o niepodleganiu pod obowiązek KSeF w danym czasie).

W przypadku umowy faktoringu odwrotnego niezbędne jest przekazywanie numeru KSeF faktury od dostawcy objętego obowiązkiem KSeF (wraz z wizualizacją pdf).

W celu usprawnienia księgowania i zapłaty za faktury wystawiane na BPS Leasing w ramach KSeF przez naszych Kontrahentów, uprzejmie prosimy o podawanie dokładnej nazwy towaru/usługi. Dodatkowo wykorzystując sekcje Warunki transakcji (Umowa, Zamówienie) lub Pozostałe informacje (Stopka faktury) prosimy o podawanie numeru Umowy Leasingu, zaś w przypadku pojazdów również numer VIN. 

W przypadku wystawiania faktury w KSeF, która ma być finansowana pożyczką, Nabywcą powinien być Klient (Pożyczkobiorca), natomiast BPS Leasing (Pożyczkodawca) powinien zostać wskazany jako Podmiot inny, w roli Dokonujący płatności. W Warunkach transakcji lub Pozostałych informacjach należy podawać numer Umowy Pożyczki oraz VIN, jeśli dotyczy pojazdu.

• Brak konieczności drukowania i wysyłania faktur papierowych, ani nawet e-mailem w pdf.
• W przypadku integracji systemu księgowego z KSeF możliwy szybki import danych z faktur XML.
• Faktury w KSeF będą przechowywane przez 10 lat, co pozwoli wyeliminować ryzyko zniszczenia czy zgubienia faktury.
• Doręczenie faktury w momencie nadania numeru KSeF (choć KSeF nie powiadamia odbiorcy faktury o fakcie jej wystawienia przez wystawcę).
• Zwrot VAT szybszy o 20 dni.
• Uproszczenie procesu kontroli podatkowych.
• Wszystkie faktury dostępne w jednym miejscu.
• Ograniczenie ryzyka błędów przy wystawianiu faktur (jednolita struktura).